Kanban y productividad

Kanban. Suena a jugador coreano, a plato de restaurante japonés. Incluso a personaje manga. Pues nada que ver.  Se trata de la traducción en español del concepto japonés «tarjetas visuales». ¿A que te has quedado igual?
Puede que si te hablo de Trello, te vayas haciendo una mejor idea por donde van los tiros. Si no la conoces, Trello se trata de una aplicación de gestión empresarial con la que se puede organizar prácticamente todo. Trello se basa directamente en el kanban, una forma de organización basada en tarjetas, con un fuerte componente visual, cuyo origen se remonta al modo de trabajo de la firma japonesa ¿Mejor ahora?

Los orígenes: Toyota

Toyota, en los años 40, implementó un sistema de producción que no se basaba en la producción de artículos para ser vendidos, sino de la producción bajo demanda. En términos anglosajones, hablaríamos de producción push (bajo demanda) frente a producción pull (a la espera de ser vendida). A fin de cuentas, el propósito era minimizar los gastos superfluos de producción que no terminaba colocada en el mercado. 

Años más tarde (mejor dicho, décadas), la industria informática (principalmente) se dio cuenta de que esta metodología era idónea para el desarrollo de software y, por ello, dicha metodología alcanzó la popularidad y uso que goza hoy en día.  

Los tableros kanban

Decíamos al principio que Trello está basado en Kanban, y que la palabra en sí significa «tarjetas visuales». Pero, ¿qué significa en la práctica? Vamos a visualizarlo como  un tablero compuesto por tres columnas con tarjetas (post-its, marcadores…lo que se te ocurra) agrupadas en los siguientes estados: 

1. Por hacer
2. En proceso
3. Hecho

Si se realiza correctamente, nos permite ver de forma muy visual dónde están las fases de las tareas que acumulan más retraso y que impiden que los proyectos se lleven a cabo en su debido momento y ejecución. 
Originariamente se utilizaba una pizarra blanca o un tablero de corcho, que se dividía en columnas (para las fases del proceso) y filas (para las distintas actividades de cada fase). 

Principios fundamentales

Para que un tablero Kanban funcione de verdad, necesitamos tener en cuenta cinco principios fundamentales. Nos ayudarán a visualizar mejor todo el proceso y tener una idea más concreta de cada fase del proceso, así como de las tareas que implica cada una de las fases

• Visualizar el flujo de trabajo: se trata de comprender en qué fases se divide el trabajo. El propio kanban, según la acumulación de tarjetas en cada columna (lista) nos va indicando donde hay cuellos de botella (qué tareas requieren más tiempo). Y así podemos calibrar cómo repartir las fases de producción de forma equitativa. 
  
• Limitar el trabajo en curso: muy importante, sirve para poner un límite al conjunto total de tareas de un proyecto, al número total de tareas a realizar simultáneamente e incluso a los límites individuales en cada etapa del flujo de trabajo. Saber que todo el mundo sabe lo que el otro está haciendo es una forma de concentrarse y motivarse de manera personal. Esto se llama WIP (work in progress), pero no lo vamos a ver, porque daría directamente para otro artículo. 
  
• Gestionar el flujo de trabajo: la lógica de un tablero kanban es simple. Si las tareas se acumulan en una fase, el trabajo se bloquea y el proceso se paraliza. Por eso se hace necesario que el tablero sea tan visual. Para que podamos enfocar el flujo de trabajo en la dirección correcta.
  
• Crear directrices (reglas) para los procesos: esto sirve para delimitar cada fase. Cuáles son las tareas incluidas en cada fase. Y cuales no lo son. Así podremos saber cuándo hay que pasar una tarjeta de una columna a otra. Y si la realidad de las tareas cambian, cambiaremos las reglas para adaptarse al nuevo escenario. 
  Esto, que escrito puede parecer algo insignificante, es de gran utilidad a la hora de ponerse al día en reuniones de proyecto para ver el estado del mismo. Se saben las fases y las actividades de cada fase. Se «estandariza» una forma de producción eficaz. 
  
• Buscar las oportunidades de mejora: cuando un tablero funciona a pleno rendimiento, las tareas se ejecutan conforme los plazos y calidad exigida, tenemos un modelo de producción que funciona.
  En base a este modelo, podremos fácilmente encontrar dónde hay oportunidades de mejora, depurando aún más el tablero y elevando la productividad hasta la excelencia. 

Ventajas del Kanban

Voy a hablar de mi caso personal.

Tengo una cuenta Trello desde hace años. Y siempre la he utilizado MAL. Me limitaba a crear listas de cosas por hacer, agrupadas por temáticas. Cuando acababa una, eliminaba la tarjeta con la tarea y a por la siguiente. Esto, que lo hacía con Trello, podría hacerlo perfectamente con un Excel, una lista de tareas (tipo Todo-ist) o simplemente lápiz y papel. Fue precisamente, a raíz de buscar información para realizar este artículo, donde me di cuenta de qué estaba haciendo mal.

Lo importante de kanban no es las tarjetas, sino las listas y el estado de progreso de las tareas
. Dicho de otro modo: dado que los proyectos (personales o profesionales) pasan normalmente por diferentes fases, la clave es identificar esas fases e ir situando las tareas en cada momento.

Dice el dicho que «Zamora no se conquistó en una hora«, del mismo modo que un proyecto de cierta envergadura no se hace de seguido, en un único momento. Lo realmente ventajoso de este sistema es que puedes dejar una tarea en una fase y ponerte con otra, según urgencia, reclamación del cliente…o porque te apetece más. Además, si crees que una tarea de por sí es muy farragosa, puedes subdividir las fases en otras más pequeñas, para que estés continuamente avanzando, con la mejor calidad posible. 

Yo lo aplico con los artículos. Los divido en varias fases: búsqueda de información, borrador, revisión, imágenes, enlaces internos y externos, seo y publicación final. Así, puedo tener un artículo por empezar, mientras a otro le faltan sólo añadir las imágenes, o revisar los enlaces.

Si cada artículo va etiquetado con la temática correspondiente (categoría del blog), eso me permite hacerme una idea muy buena de qué categorías (marketing, social media, empresa, tecnología…) tienen más o menos artículos y dónde tengo que variar la temática para no tener categorías descompensadas.

Imágenes: Paul Downey y Miki Yoshihito en Flickr