La metodología SCRUM

Hombre revisando una pizarra

Scrum es una metodología de trabajo en equipo, especialmente indicada para proyectos donde se necesita obtener resultados rápido. Donde innovación, competitividad, flexibilidad y productividad son fundamentales. 

Se utiliza para resolver situaciones en que no se está entregando al cliente lo que necesita o cuando las entregas se alargan demasiado, los costes se disparan o la calidad no es aceptable.
SCRUM es idóneo cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia, la moral de los equipos es baja (y la rotación de personal es alta). Se hace imprescindible a la hora de identificar y solucionar ineficiencias en los sistemas.

¿Cómo aplicar Scrum en la empresa?

Para aplicar esta forma de trabajo es necesario cumplir algunos requisitos, si lo que queremos es que los proyectos saquen los resultados esperados. Por ello, algunas condiciones previas son ineludibles:

1. Cultura de empresa

SCRUM no es fácil de implementar, así de buenas a primeras. Se necesita una cultura de trabajo en equipo arraigada en la empresa, con miembros acostumbrados a trabajar codo con codo, aportando cada uno de ellos sus habilidades al objetivo común.

2. Compromiso del cliente

Los proyectos con SCRUM necesitan estar bastante definidos en lo que se refiere a metas del cliente. Se requiere reducir al máximo la incertidumbre. Así, los miembros podrán dar lo mejor de sí mismos. Siendo una metodología que da flexibilidad al “cómo”, el “qué” tiene que estar muy claro. El camino es secundario. Importa saber el destino.

3. Compromiso de la dirección del proyecto

Para que el equipo funcione como «una máquina bien engrasada«, hace falta que la dirección del proyecto se implique . Paradójicamente, cuanto más ayude la dirección a que el equipo «se entienda», menos necesitará éste la supervisión “de arriba”.

4. Compromiso y colaboración dentro del equipo.

Este punto es muy interesante porque no todo el mundo es capaz de trabajar siguiendo una metodología SCRUM. La razón es sencilla: SCRUM se basa en la confianza y comunicación entre los miembros del equipo. Y no todos los equipos gozan de estas características. Es un “ser sincero contigo mismo antes de serlo con los demás”.

Scrum funciona bien con aquellas personas que son asertivas. Esto es, profesionales que saben admitir críticas constructivas, a la par que las dan a los demás.
Al contrario, no funcionan cuando hay comportamientos pasivos (el «evitar que se me note») ni mucho menos personas agresivas: aquellos que desconfían de los demás, generan disputas, pretenden imponer su opinión o simplemente no les apetece adaptarse a un trabajo en grupo.

5. Lugar común de trabajo

Ordenadores en una oficina

No muy aplicable en tiempos de Covid, lo ideal con SCRUM es que el equipo trabaje en la misma localización física. Es la mejor manera de tener conversaciones cara a cara, exponer ideas en pizarras, cumplir con tableros Kanban… De esta forma, canales de comunicación como el mail o el teléfono se hace innecesarios. El flujo informativo es mucho más rápido y, en consecuencia, los posibles problemas se anticipan (y resuelven) muchísimo antes.

6. Equipos de entre 5 y 9 personas.

Esta cifra no está designada al azar. Por debajo de 5 personas, si una falla, se compromete en gran medida el cumplimiento de plazos finales . Por encima de 9, la comunicación y colaboración entre los miembros se hace más difícil (y además, se crean sub-grupos).

7. Dedicación 100% al proyecto

Un proyecto que requiere utilizar la metodología SCRUM exige de sus miembros que se dediquen al mismo a tiempo completo, sin alternarlo con otros proyectos. Sobre todo se busca evitar distracciones. Tienen que ir “todos a una”, maximizando la productividad.

8. Estabilidad dentro del equipo

Por último, y no menos importante, la estabilidad. Un equipo que trabaja con esta metodología se sustenta en la confianza, la comunicación y el conocimiento (mutuo) de sus miembros. Saber cuál es el punto fuerte de cada uno facilita la asignación de tareas y la resolución de problemas.

Cuando toca cambiar de persona –por las razones que sean- en cierta manera supone un “volver a empezar”, puesto que esta persona tiene que aprender no sólo sobre el proyecto, sino también sobre sus compañeros; tanto de lo que son capaces (o no) como de saber entenderse los unos a los otros.

Características de la metodología Scrum

1. No es lineal

La metodología Scrum es como las señales de tráfico en EEUU. No te dicen cuántos kilómetros te quedan para llegar a tal o tal ciudad. Te dicen simplemente en qué carretera estás. Pues esto es igual. Tú sabes dónde quieres llegares cosa tuya cómo lo haces. Es una filosofía que se centra en el qué, el cómo «lo decides tú». Esto hace que los procesos sean creativos, originales y muy dinámicos.

2. No hay un rol predefinido (estanco)

Una mala noticia para los afectados de «carguitis«. Aquí no vas a tener un rol, con unas tareas específicas fuera de las cuales «no es tu problema» (una prueba fehaciente de que SCRUM no es apto para buena parte del funcionariado). 
Cada equipo establece su forma de trabajar (y sus metas). Lo único que «llevan puesto» es su experiencia profesional previa y sus competencias. Es como ser jugador de fútbol: normalmente tienes una posición, pero según el partido, puedes ocupar otra zona del campo.

3. A tu ritmo

Esto es una especie de «caos organizado«. En un proyecto gestionado por SCRUM no vas pasito a pasito, de forma lineal. Aquí las distintas fases pueden desarrollarse simultáneamente. El ritmo puede acelerarse o detenerse según evoluciona cada fase, aunque también puede depender de las exigencias que va planteando el cliente. 

 4. El aprendizaje es múltiple

Trabajar en equipo lleva a sacar conclusiones también en equipo. Siempre hay problemas que se pueden resolver en equipo. Y esa forma de resolver los problemas hace, lógicamente – que todos ganen.

5. Se gestionan personalidades

El coordinador de un proyecto basado en metodología SCRUM supervisa, pero más para garantizar la estabilidad que para realizar modificaciones. Es más un gestor de personalidades que un supervisor de tareas (que en cierta manera, también). Esto comienza ya desde el momento en el que se seleccionan las personas que van a trabajar en X o Y proyecto.
Y no sólo sus aptitudes, sino también sus actitudes. Puede haber mucho talento individual…que si no saben trabajar juntos, de poco nos va a servir. Los conocimientos tienen que complementarse, pero qué mejor manera que a través de compañeros que saben entenderse juntos. 

6. Si el proyecto sale bien, la organización mejora

Lo más interesante de la metodología SCRUM es que no sólo se consiguen sacar proyectos adelante, sino que se optimiza la forma de trabajar de las personas. El «cómo» se optimiza puede ayudar a aplicar ese conocimiento en otras áreas de la empresa, de forma que los miembros aprendan a sacar lo mejor de sí mismos en colaboración con otros compañeros, más allá de un determinado proyecto.

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